Con la llegada del final del ejercicio 2015, es tiempo de revisar la contabilidad de nuestras empresas y prepararla para el cierre contable. En nuestra asesoría fiscal en Valencia, desde hace muchos años, venimos aplicando un test o método de verificación de las principales magnitudes contables que permite verificar que las cuentas más importantes presenten un saldo correcto.
Veamos cuáles son los 10 principales puntos a revisar en el cierre de la contabilidad.
1) ¿Son correctos los saldos de clientes, bancos, proveedores…?
Es el momento de ver si todos y cada uno de los saldos de clientes y proveedores son conformes, sobre todo aquellos que son distintos de cero. Es frecuente encontrarse con picos, con cantidades pequeñas no cobradas o cobradas de más, no pagadas o pagadas en exceso. Una vez encontradas hay que tomar la decisión de qué hacer: pagarlas, reclamarlas, eliminarlas… Lo mismo con los bancos, conciliando los extractos bancarios, y con caja en el supuesto que tenga un saldo significativo.
2) Cálculo del IVA y retenciones.
Ya tendremos preparada la liquidación de IVA y del resto de impuestos, y debemos cotejar que el saldo contable de los mismos coincide con la liquidación que nuestra asesoría fiscal nos ha hecho llegar. Ello permite encontrar posibles diferencias antes de la presentación de los impuestos y evitar sanciones o pagos en exceso.
3) Reclasificar el corto y el largo plazo.
Nuestro plan general de contabilidad establece el corto plazo como aquel en el que el vencimiento de nuestros pagos o cobros no supera al año. Y evidentemente, el largo plazo aquel que lo supera. Para presentar una adecuada imagen, en nuestra contabilidad debemos separar aquello que esperamos cobrar y pagar en 2016 de lo que esperamos cobrar o pagar en ejercicios venideros. Evidentemente, los vencimientos de los préstamos se reclasificarán igualmente con el criterio antes enunciado.
4) Periodificaciones.
Es normal que al cierre de ejercicio no hayamos recibido todas y cada una de las facturas de nuestros proveedores y acreedores. Tendremos, pues, que dotar una cuenta, facturas pendientes de recibir, que nos recoja lo que tenemos que pagar y el gasto en el que hemos incurrido pese a no tener la correspondiente factura recibida de nuestro proveedor/acreedor.
Recordad en este punto que si no tenemos la factura, el IVA no sería aún deducible. De la misma forma, hay pagos anticipados, por ejemplo, la de los seguros de la nave que pese a que se pagaron en 2015 recogerán parte de gasto de 2016. Tendremos, pues, que eliminar el gasto que corresponde a 2016 y dotar la periodificación oportuna que eliminaremos en 2016 a su devengo. Lo mismo puede suceder con gastos financieros que pagaremos en 2016 pero que se han devengado, parcialmente, en 2015.
5) Existencias.
Es imposible un cálculo veraz de nuestros resultados si no hemos controlado las existencias de mercaderías, materias primas, productos terminados, etc…, que obran en nuestro poder y las comparamos con las que teníamos al inicio del ejercicio. Sabemos todos que es una labor ingrata, pero totalmente necesaria. El almacenero o encargado del recuento debe proporcionarnos una relación de las existencias y nosotros proceder a valorarlas, teniendo en cuenta si son existencias en buen estado o bien son obsoletas y conviene reducir su valoración.
6) Clientes de dudoso cobro.
Por desgracia, no todas las ventas que una entidad efectúa las llega a cobrar. Bien porque el cliente ha cerrado su negocio, bien porque no está conforme con el género que le hemos entregado… Sea la causa que sea, conviene verificar las cobrabilidad de los diferentes saldos que la empresa posee por cobrar para ver si son o no realizables.
En este punto hay que prestar especial atención a las empresas en concurso o preconcurso de acreedores, o bien aquellas que periódicamente nos devuelven efectos o directamente no pagan, y por supuesto, a nuestra experiencia y conocimiento de las mismas. Esa dotación a insolvencias , como es evidente, mermará nuestros resultados. Pero también puede suceder al contrario: que clientes que hayamos dotado con incobrables en ejercicios anteriores al final en 2015 nos hayan liquidado total o parcialmente la deuda. Es este supuesto eliminaremos el cliente como dudoso y generaremos una partida positiva en nuestra cuenta de explotación.
7) Amortizaciones.
Una simple hoja Excel, bien concebida, nos puede servir para controlar todas las inversiones en inmovilizado que hemos realizado, bien en 2015 o bien en ejercicios anteriores. Y ese control nos puede permitir estimar qué parte de la inversión en inmovilizado hay que considerar como gasto del ejercicio, es decir la dotación para amortizaciones necesaria.
Hay que tener en cuenta que en 2015, con el cambio del impuesto sobre sociedades, se ha reformulado relativamente el cálculo de las amortizaciones. Conviene revisar si los porcentajes de amortización de los bienes que tenemos y que se recogen en el artículo 12 de la ley 27/2014. Y aunque no son muchas las diferencias, conviene revisarlas y sobre todo, consultar con nuestro asesor fiscal para que nos aconseje en el tratamiento de las diferencias.
8) ¿Litigios?
Aunque no es normal, tampoco es tan extraño que tengamos algún litigio, algún contencioso que nos afecte. Puede ser con un trabajador, puede ser con un proveedor, con un cliente… Son variopintas las circunstancias. Conviene, pues, analizar los mismos y ver si debemos dotar alguna provisión que cuantifique, en cierta forma, el riesgo que estamos corriendo. Nos ayuda a dar una imagen más fiel de nuestra situación.
9) Moneda extranjera.
En el caso de que trabajemos con países de fuera del entorno de la Comunidad Europea que usen moneda extranjera, debiéramos ver el saldo de las mismas; tendremos que tomar el tipo de cambio actual y aplicarlo a aquellas partidas o cuentas que tengamos en el balances: préstamos, clientes, proveedores, bancos… Y ajustarlas al valor actual de los bienes y derechos descritos. Eso nos generará ingresos o gastos por diferencia de cambio.
Y por último:
10) Cálculo del impuesto sobre sociedades.
Tendremos que evaluar, una vez efectuados los pasos anteriores, el importe de la cantidad que tendremos que pagar o percibir por el impuesto sobre sociedades. Para ello es normal que contemos con la ayuda de nuestro asesor fiscal, que nos informará de los gastos deducibles o no, de las posibles deducciones, diferencias temporarias, libertades de amortización…, en fin de todos aquellos aspectos que harán que nuestra contribución al fisco sea la más justa posible.
