Uno de los trámites más farragosos que existen en las sociedades es la celebración de las Juntas de Socios, y en particular, la de su convocatoria. La importancia de convocar debidamente la junta general es básica y se rige por el artículo 173 de la Ley de Sociedades de Capital. Su cumplimiento es indispensable para la toma de acuerdos en las juntas, y lo es especialmente cuando existe discrepancia entre los socios.
Para que nos hagamos una idea, recordaremos que si no se ha convocado de forma completamente correcta la junta general, el socio discrepante puede impugnar cualquier acuerdo tomado en junta. De hecho, suele ser una de las herramientas más utilizadas precisamente para anular esos acuerdos, pues no sólo debe convocarse la junta general conforme a lo pactado en los estatutos de la sociedad (y conforme a Ley), sino que debe confirmarse la recepción de todos los socios.
La propia Ley de Sociedades de Capital, en ese mismo artículo 173, establece que se realizará la convocatoria mediante la publicación en la página web de la sociedad si se cumplen los requisitos que el artículo 11.bis de la ley establece. En caso de que no fuera así, se tendrá que publicar en uno de los periódicos de mayor difusión en la provincia, aparte de su publicación en el Boletín del Registro Mercantil (BORME). Estos últimos trámites encarecen cada convocatoria.
Este mismo artículo 173 también establece que se podrá sustituir lo anterior por un medio de comunicación individual y escrita, siempre que así figure en los estatutos de la sociedad. Y el envío de un correo electrónico lo es. Por ello, muchas de las convocatorias de juntas generales se realizan, hoy día, por correo electrónico.
Para poder servirnos del correo electrónico como medio de convocatoria de junta general, habrá que adaptar los estatutos. Se puede aprovechar la revisión periódica que las empresas deben hacer a su situación mercantil, y en concreto, a si deben modificar sus estatutos en otros aspectos, para incluir la convocatoria de juntas por medios electrónicos.
Ahora bien, hay que tener cuidado con los mismos. Recordemos que quien convoca la junta es responsable de confirmar la recepción de la misma por parte de todos los socios o cualquier acuerdo adoptado podría ser impugnado. El mismo articulo 173 especifica que “la convocatoria se podrá realizar por cualquier procedimiento de comunicación individual que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto”, aunque no especifica nada relativo al envío de correos electrónicos y todo queda a la interpretación que cada uno pueda hacer de dicha ley.
Sin embargo, el pasado 19 de julio de 2019, la Dirección General de los Registros y del Notariado, dictó una resolución por la que se permite realizar por correo electrónico la convocatoria de junta.
Pero para que sea válida, la empresa se tiene que asegurar de la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.
En el caso de que no se diga nada en los estatutos, la convocatoria se hará por la forma supletoria fijada en el mismo artículo (página web o diario más Boletín Oficial del Registro Mercantil)
El problema de utilizar el email como vía de convocatoria de junta general, como podemos observar, radica en la confirmación de su recepción. ¿Cómo saber si se han recibido los correos?
No es nada difícil incluir en el envío del correo la opción de confirmación de lectura, pero, hemos de tener en cuenta que es posible configurar de forma automática el “acuse de recibo” o incluso corromperlo manualmente por parte del receptor. Si el socio no ha contestado confirmando la recepción, se puede probar el recibo por el simple hecho de que no ha sido devuelto por el sistema, pero cuando existen conflictos societarios, se recomienda utilizar otros métodos, como por ejemplo, un burofax con acuse de recibo. De este modo, no será posible que un socio impugne un acuerdo tomado en junta por algún defecto en la convocatoria de la misma.
El correo electrónico es un sistema ágil de comunicación adaptado a los tiempos actuales, pero que exige un sistema fiable y de actualización de datos.
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