Uno de los momentos más temidos de cualquier empresario es aquel en que recibe una notificación que anuncia una inspección de Hacienda. Y tarde o temprano sucede. Esto no quiere decir necesariamente que la Administración haya detectado alguna irregularidad en la tributación de nuestra empresa. De hecho, como veremos a lo largo de este artículo, muchas son las razones que pueden llevar a los inspectores hasta la puerta de nuestras sociedades. Incluso podemos recibir una notificación que parta de una forma aleatoria. Efectivamente, Hacienda también realiza inspecciones a “un número” que puede ser el nuestro. Sin embargo, lo más común es que se haya detectado algún error o irregularidad que genere este proceso de inspección.
Qué hacer ante una inspección de Hacienda
Hay muchas razones que podemos considerar “menores” que pueden acarrear una inspección de Hacienda. Así que, lo primero es mantener la calma. Por ejemplo, una empresa que lleva un periodo relativamente largo con más gastos que ingresos puede llamar la atención de los inspectores. Y esto puede suceder porque un empresario lleve un tiempo en pérdidas o bien porque efectivamente esté ocultando ingresos, (o añadiendo gastos de más). También el mero hecho de que la declaración del modelo 303 del IVA resulte a devolver o un pequeño descuadre entre modelos trimestrales y anuales por error puede desembocar en una inspección de hacienda. Por tanto, lo primero es entender que, tras recibir una notificación, no tenemos que poner el grito en el cielo. Y lo segundo que debemos entender es que hay que llamar a nuestro asesor fiscal. La figura del asesor fiscal va a ser clave en una inspección de hacienda.
¿Qué hacemos si recibimos una notificación que anuncia una inspección de Hacienda?
La notificación de inspección de Hacienda suele venir en forma de notificación electrónica en la que se cita para comparecer ante un inspector. En ella se especifica a qué impuestos y ejercicios fiscales afecta la inspección. También si el alcance es parcial o general, el plazo para aportar la documentación y los datos del inspector. Una notificación tampoco quiere decir que un inspector de Hacienda vaya a personarse en tu empresa. Lo más habitual es que se solicite que se aporte la documentación en una primera fase. Algo muy recomendable siempre ante una inspección de Hacienda es mostrarse colaborativo pero siempre sabiendo cuáles son los derechos del contribuyente y los de la Administración. Actuaciones como negarse a dejar pasar a un inspector de Hacienda habilitadono son recomendables. No sólo puede derivar en una multa, sino que complicará las relaciones y el desarrollo posterior de la inspección.
Pero no siempre se recibe una notificación. En los casos en los que la AEAT tiene sospechas (con fundamento) sobre irregularidades, puede ser que un inspector se persone directamente en la empresa. Esto es lo que se conoce con el nombre de “inspección sorpresa” pero, repetimos, es menos frecuente. El inspector tendrá derecho a acceder a los espacios abiertos al público, a determinados espacios de trabajo como las oficinas, despachos, almacenes o salas de reuniones. Tomará notas de lo que ocurre y pedirá permiso para acceder a determinados espacios privados, como pueden ser los despachos de dirección y/o toma de decisiones, siempre que no cuente con una autorización del delegado especial para acceder a todos ellos o de la autoridad judicial. Cuando la empresa, realmente, no tiene nada que ocultar, lo más adecuado es permitir el acceso al inspector a cualquier espacio para terminar cuanto antes con la inspección.
Pase lo que pase, nunca debemos ignorar una notificación de Hacienda
Algo muy común por parte de los contribuyentes con menos experiencia es tratar de ignorar una notificación de Hacienda. Por absurdo que pueda parecer, es más frecuente de lo que nos imaginamos. Nuestra recomendación es que nunca se ignore una notificación de la AEAT. De hecho, ignorarla sólo puede derivar en recargos de apremios y embargos bancarios, pues la fecha de la notificación cuenta. Además, incluso teniendo razón, será muy difícil poder recurrir a posteriori pues el actuario de la inspección hará la liquidación como considere con arreglo a los datos que se le han justificado. Por ello, tras recibir la notificación, lo primero es contactar con nuestra asesoría fiscal. O en caso de no contar con asesoría fiscal (algunas empresas optan por únicamente tener un gestor que les maneje el papeleo), se deberá contratar una asesoría fiscal de confianza.
¿Cuál es el papel de nuestra asesoría fiscal ante una inspección de Hacienda?
Así pues, la segunda fase (tras recibir la notificación y haber contactado con nuestra asesoría fiscal) es la aportación de la documentación. Como bien sabemos, las facturas deben guardarse durante, al menos, cinco años. Es importante saber localizar la documentación y mantener el orden ante una inspección. Lo más habitual es que la notificación especifique qué facturas necesita, siempre dependiendo del motivo de la inspección. Se nos pueden solicitar declaraciones, autoliquidaciones, libros de contabilidad, correspondencia con trascendencia tributaria, registros, archivos informáticos… Si bien aquella información que debe obrar en poder de la administración no es necesario aportarla.
A partir de este punto, no hay un procedimiento regulado sobre qué debe hacer nuestra asesoría fiscal para ayudarnos en la inspección de Hacienda. En Ramón y Asociados preparamos toda la documentación que el inspeccionado debe entregar a la Administración. Revisamos los ejercicios fiscales correspondientes a la inspección, las facturas, los recibos… para que el trastorno de una inspección sea mínima para el cliente. Si todo va bien, los problemas se terminarán con la entrega de la documentación.
Si se ha de comparecer ante la AEAT, lo que siempre recomendamos es que se vaya acompañado del asesor fiscal. Las comprobaciones de Hacienda pueden ser muy sencillas o muy complicadas, dependiendo de la situación. Lo más habitual es que incluya varios desplazamientos a la sede tributaria y que la inspección dure varias semanas o años. En el caso inspecciones sin complicación el plazo puede ser de hasta 18 meses y en el caso de complejas de 27 meses.
Es importante contar con una asesoría fiscal de confianza que nos ayude durante todo el proceso de la inspección de Hacienda
Por ello también es muy importante estar bien asesorado por parte de tu asesoría fiscal. El proceso de inspección de hacienda tiene unos procedimientos muy específicos que deben cumplirse a rajatabla, por parte del inspeccionado pero también por parte del inspector. Si en un momento dado el inspector actuase fuera del procedimiento, se puede solicitar la anulación del proceso por defecto formal ante el Tribunal correspondiente. Nuestro consejo es colaborar con el inspector para solucionar, lo antes posible, el trámite de la inspección.
Más adelante publicaremos un artículo sobre cómo proceder cuando la inspección de Hacienda es una inspección sorpresa, aunque, repetimos, es más común que ésta sea notificada previamente. A modo de conclusión, recordar que lo más importante es mostrarse colaborativo y por supuesto, contactar con nuestro asesor fiscal lo más rápido posible.
Si desea contratar nuestros servicios de asesoramiento fiscal integral póngase en contacto con nosotros a través de info@ramon-asociados.com o en nuestra página web.
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