El ‘outsourcing‘, término inglés muy popular en el mundo empresarial para referirse a la subcontratación, es bastante más complejo de lo que aparenta ser. Hace referencia a la externalización de productos o servicios que originalmente la empresa ofrecía por si misma, es decir, se aplica para determinadas áreas de la empresa que van a pasar a subcontratarse a terceros. Por norma general, ese análisis para determinar áreas externalizables se debe contratar a una consultoría empresarial. Así pues, en este artículo vamos a descubrir cómo se estudian las posibilidades de outsourcing en un negocio.

Pero… ¿Qué es exactamente el outsourcing y cómo se realiza?

Muchas veces, detectamos en las empresas de nuestros clientes ciertos problemas: están encargándose de determinadas áreas que podrían ser encargadas a otras empresas. Especialmente se percibe si incurren en gastos que podrían ser menos elevados o hay partes del proceso productivo que otras empresas realizan notablemente mejor. También si encargarse de todo el proceso ralentiza la producción o la empeora pues faltan conocimientos técnicos o experiencia. Muchas son las razones que nos pueden indicar que una empresa necesita externalizar determinados servicios. Sin embargo, hemos de saber detectarlas.

El outsourcing (subcontratación), como adelantábamos, no es más que la externalización de deteriminadas áreas a terceros. Parece algo bastante obvio, pero muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas, a veces todavía se resisten. Y si la duda es acerca de cómo saber detectar esas áreas externalizables, lo más recomendable es acudir a su asesoría.

Para que la definición de outsourcing quede más clara, vamos a recurrir a uno de los ejemplos más populares: la atención telefónica de las empresas de telefonía. Muchas de ellas, en lugar de tener a cientos de teleoperadores en plantilla, recurren a empresas que sí los tienen. Así, subcontratan la atención al cliente y destinan sus recursos internos a otras tareas.

¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes del outsourcing?

Las bondades del outsourcing las podemos sintetizar en las mismas que nos llevan a detectar que las necesitamos. Si estamos incurriendo en gastos elevados en áreas que podríamos externalizar y conseguimos reducir esos gastos, estamos frente a una ventaja. Lo mismo sucede con la mejora del producto final al contratar determinadas partes en empresas especializadas. O si se va a reducir el tiempo de producción del producto final.

Sin embargo, en Ramon y Asociados pensamos que la principal ventaja es la flexibilidad. Podemos adaptarnos mucho más a los cambios si utilizamos el outsourcing cuando lo necesitamos. Especialmente en un mundo en el que la tecnología avanza a ritmo vertiginoso, poder reaccionar al cambio es clave. Algunos de los métodos de trabajo de nuestra empresa pueden quedar fácilmente obsoletos por culpa de los elevados costes de actualizarse.

Outsourcing en la pequeña y mediana empresa

A día de hoy, la externalización de determinadas áreas en la empresa es mucho más propio de las multinacionales que de las pymes. Sin embargo, éstas pueden beneficiarse de ello igual (o más) que las otras.

Las pymes están muy acostumbradas a contratar determinados servicios a empresas de terceros. Por ejemplo, la asesoría fiscal, laboral, mercantil y contable suele subcontratarse sin dudas. ¿Qué tamaño debería tener una empresa para que le fuera rentable tener en plantilla un asesor fiscal, un laboral, un abogado, un asesor mercantil, un contable…? Sin embargo, para otros servicios, especialmente aquellos que forman parte del proceso productivo, son más reticentes a la subcontratación. ¿Tiene eso sentido? Pues sí y no, dependiendo de muchos factores.

Cuando hablamos de outsourcing, especialmente nos referimos a la subcontratación de áreas o partes que forman parte del proceso productivo. No nos referimos a que se externalicen servicios que se utilizan puntualmente, como los de recursos humanos, limpieza o comunicación. Especialmente, hablamos de aquellos puntos del proceso productivo que hasta ahora estaban dependiendo de nosotros.

Para discernirlo, en nuestra consultoría analizamos de forma personalizada la empresa. Como es obvio, dependiendo de la empresa (y del sector) tendremos distintas necesidades. Nuestra recomendación, por supuesto, es encargar ese análisis a asesorías con conocimientos y experiencias. Uno tiene mucha información acerca de su propia empresa, pero muchas veces no tiene la suficiente objetividad. Realmente, la autocrítica es la primera parte del proceso de análisis de las áreas externalizables, como veremos a continuación.

¿Cómo se realiza el análisis de áreas externalizables?

Para analizar las áreas externalizables, lo primero es la autocrítica. Uno mismo debe analizar qué partes del proceso productivo son en la que su propia empresa marca la diferencia y aquellas en las que otras empresas pueden estar haciéndolo mejor. Un ejemplo muy claro es el de Nike.

La firma de zapatillas y ropa deportiva es una de las multinacionales de moda relacionada con el deporte más fuerte del mundo. Hace algunos años, la empresa tomó la decisión de recurrir al oursourcing para la mayoría de producción de calzado que comercializa. Así, la firma se centra en la preproducción (investigación y desarrollo) y la posproducción (márketing y distribución y ventas). Su tasa de crecimiento se incrementó notablemente después de externalizar íntegramente el área de producción.

El análisis de las áreas externalizables tiene una fase ordenada que responderá a las siguientes preguntas:

  • ¿Debemos subcontratar ciertas fases del proceso productivo o no?
  • ¿Nos interesa comprar la materia prima o comprar productos semielaborados?
  • ¿Deberíamos mantener departamentos como ventas, comercial, telemárketing… o es mas adecuado subcontratarlo a personal externo?

¿Cómo saber si realmente debemos subcontratar esas fases del proceso productivo?

Nuestra consultoría empresarial ayudará a distinguir si realmente se necesitan subcontratar o externalizar esas áreas en el negocio. Es muy importante no sólo saber contestar esas preguntas, sino ser capaces de razonar el por qué. Una empresa que aplica adecuadamente este sistema es una empresa objetiva. Sabe qué es lo que su empresa (y su plantilla) puede hacer muy bien y delega aquellas que otras empresas pueden hacer mejor. De este modo, lo principal es saber discernir qué es lo que nuestra pyme hace verdaderamente bien.

Hemos de saber, de todo el trabajo que realiza nuestra empresa, en qué somos verdaderamente buenos. Eso nunca deberá externalizarse. Sólo optaremos por externalizar las áreas en las que hay personas que lo hacen mejor que nosotros. Para ello, nuestra asesoría o consultoría empresarial nos será de gran ayuda. Así, generamos una lista de las necesidades en las que buscaremos esa tercera empresa y en qué partes nunca dejaremos de encargarnos nosotros. Además, en esta fase, debemos marcar detalladamente qué funciones realizará nuestro nuevo proveedor.

La importancia en la elección de nuestros proveedores cuando aplicamos el outsourcing

Después, es la empresa la que deberá decidir la mejor opción de entre los proveedores. Hemos de identificar cuáles son los mejores profesionales para ello. Al fin y al cabo, es nuestra marca la que puede resultar dañada si nos equivocamos en la subcontratación. Vamos a delegar esas partes de la producción pero sin que con ello perdamos valor de marca o prestigio ante nuestros clientes.

Tras esa elección, se debe trabajar las necesidades de la mano de nuestra consultoría empresarial. Detallar exactamente qué funciones y cómo se realizarán por parte de la tercera empresa. También con exactitud qué costes tendrán los bienes y servicios contratados. Y cómo se harán los pagos, en qué plazos, forma, etc. De hecho, lo más recomendable es que las condiciones se vayan revisando periódicamente.

En resumen y para concluir, diríamos que la empresa debe centrarse en lo que sabe hacer, en los procesos que incorporan valor añadido. ¿Y cuáles debería subcontratar? Aquellos que son estrictamente administrativos o claramente mejorables.

Si desea contratar nuestros servicios, póngase en contacto con nosotros a través de info@ramon-asociados.com o en nuestra página web.

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