Una de las dudas más frecuentes de los clientes de nuestra asesoría fiscal es la de ¿Qué gastos puedo deducirme en la actividad de mi sociedad? Si bien la normativa de Hacienda parece sencilla (es deducible todo aquello que se compra para la sociedad y que repercute directamente en la actividad profesional), hay una serie de gastos potencialmente deducibles que no deben aplicarse como tales de forma matemática sino que deben resolverse cuidadosamente y caso por caso.

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Lo primero que queremos dejar claro siempre desde nuestro despacho es que los gastos relacionados con la actividad de la empresa -no los relacionados con la vida privada- son deducibles siempre y cuando estén contabilizados (reflejados en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio), justificados mediante facturas, recibos o escritura pública, imputados en el ejercicio correspondiente y correlacionados con los ingresos.

Las sociedades declaran a Hacienda a través del Impuesto de Sociedades (IS) y como bien sabemos, algunos de los gastos más comunes deducibles por las sociedades son los del precio de alquiler del local en el que se encuentra el domicilio social e instalaciones productivas de la misma, la compra de vehículos de empresa o los móviles y gastos asociados a la comunicación con los clientes y proveedores… pero la Ley no especifica cuáles son los gastos deducibles por las empresas en el IS, limitándose a establecer que serán fiscalmente deducibles los gastos que sean necesarios para generar ingresos en la actividad.

Precisamente porque la Ley del IS no especifica cuáles son los gastos que sí son deducibles, las dudas de nuestros clientes siempre están presentes y cada empresa debe tratarse con personalización. Por mucho que la sociedad contabilice todos sus gastos, hay algunos que no serán deducibles pues la Agencia Tributaria no considera que repercutan directamente en los ingresos de la sociedad, aunque ese mismo gasto sí sería deducible en una empresa que se dedicase a otra actividad completamente distinta.

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Los gastos que pueden ser deducibles y que más dudas generan son:

  1. los gastos de desplazamiento: Por norma general, se admiten como gasto fiscalmente deducible si se acompaña la hoja de gastos que especifica el motivo del viaje, justificando que esté relacionado con la actividad, y desglosando cada partida individualizada junto con su factura correspondiente. Por ello, la cosa se complica cuando los gastos se producen durante el fin de semana o cuando es difícil justificar que se trate de un desplazamiento destinado exclusivamente a la actividad profesional y no a la vida personal de alguno de los socios de la sociedad.

  2. Los gastos de comidas se admiten como gasto fiscalmente deducible si se produce en una localidad distinta a la que se desarrolla el negocio, que se considere necesaria y que el importe de la comida no sea excesivamente elevado, no sobrepasando el importe de las dietas reglamentariamente establecidas. Cuando se trata de comidas o cenas de empresa propias del periodo de navidad o el vacacional, sí se puede deducir el IVA soportado y en el caso de las comidas diarias de los trabajadores, sólo serán deducibles si vienen exigidas por el desarrollo de la actividad.

  3. Los gastos de vehículos y todo lo relacionado con los mismos, como la gasolina, las reparaciones o los seguros, pueden ser deducibles únicamente si están totalmente relacionados con la actividad empresarial y los vehículos no se utilizan en ningún caso para fines privados.

  4. Los gastos de vestuario presentan complicaciones especiales ya que sólo es deducible la ropa de trabajo, siempre y cuando ésta no sea susceptible de utilizarse en la vida privada. Algunas indumentarias específicas, como los trajes, que son utilizados por muchos empresarios y trabajadores para su vida laboral, no son deducibles ya que se interpreta que pueden servir también para la vida privada.

  5. Los regalos a nuestros clientes pueden ser deducibles ya que las atenciones especiales se pueden considerar como gasto siempre que se trate de importes menores de 90€ y que muestren en ellos la imagen de nuestra empresa en forma de publicidad (muestras, merchandising y objetos publicitarios, etc.). Con la reforma de 2015, la limitación se fijó en el 1% de la cifra de negocios. Sin embargo, algunas atenciones especiales no pueden ser deducibles en ninguna proporción, como es el caso de alimentos, bebidas y tabaco, espectáculos, joyas y piedras preciosas…

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El artículo 14 del Impuesto sobre Sociedades especifica cuáles son las partidas consideradas como gasto deducible pero cualquier interpretación de la misma dependerá del tipo de actividad, del volumen de la empresa, de los gastos en cuestión…

Lo que sí especifica aquellos que NO pueden deducirse, y son los siguientes:

  1. Multas y sanciones penales o administrativas, así como cualquiera de los recargos, liquidaciones y autoliquidaciones.

  2. La retribución de los fondos propios de la sociedad, como las primas de asistencia a juntas, los fondos de pensiones o los repartos de dividendos.

  3. Las pérdidas en el juego.

  4. Los donativos y liberalidades siempre y cuando no sean de relaciones públicas con los clientes y los proveedores, los que se usan para el personal de la empresa como cestas de Navidad, los específicamente realizados para promocionar los productos o servicios de la empresa.

  5. Las operaciones financieras que se lleven a cabo en paraísos fiscales, como los gastos por servicios prestados desde paraísos fiscales salvo que se pruebe que la operación ha sido efectivamente realizada.

  6. Las amortizaciones y provisiones que excedan los límites marcados por la Ley.

  7. Los gastos financieros devengados en el periodo impositivo.

  8. Los gastos propios derivados del Impuesto de Sociedades.

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