La contabilidad de la empresa, además de fuente de información para conocer los ingresos, gastos, los resultados y la situación de nuestra sociedad, (es decir, conocer fielmente cómo está funcionando nuestro negocio), es de obligado registro para cumplir con la Agencia Tributaria de forma anual. Pero, ¿Qué diferencia hay entre las obligaciones contables de autónomos y personas jurídicas? ¿Cómo se legaliza la contabilidad en las sociedades? ¿En qué consiste el procedimiento contable de una pyme?

Las sociedades mercantiles (Sociedad Limitada, Anónima, Laboral o Cooperativa, etc) están obligadas a llevar un registro contable de sus actividades comerciales. Y ello por imposición del Código de Comercio y resto de disposiciones mercantiles, así como por la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Una gran parte de las sociedades tienen su propio contable o departamento de contabilidad -dependiendo del tamaño de la empresa- pero un número considerable de pymes (pequeñas y medianas empresas) externalizan el servicio de contabilidad en una asesoría contable.

Según el Código de Comercio vigente, cualquier empresario debe registrar la contabilidad de su empresa de forma que se pueda realizar un seguimiento cronológico de todas las operaciones.

Generalmente, el procedimiento contable de la empresa consta de las siguientes fases:

  1. Balance inicial, en el que se determina cuál es la situación de la empresa antes de empezar a registrar las operaciones contables.

  2. Asiento de apertura,

  3. Asientos de gestión, en los que se especifican las operaciones que la empresa efectúa a lo largo del ejercicio.

  4. Asientos de Periodificación, en el que el contable ajusta los ingresos y gastos del ejercicio.

  5. Asientos de Regularización, que sirven para calcular los resultados de la empresa.

  6. Asiento de Cierre, en el que se cierran todas las cuentas.

  7. Balance de situación o balance final, el que refleja la situación real patrimonial de la empresa.

En cuanto a los plazos, lo normal es que se presenten las cuentas y se legalicen los libros antes de que hayan transcurrido cuatro meses del cierre de la contabilidad, normalmente el 30 de abril para el ejercicio anterior.

Lo más importante en la labor del registro de la contabilidad es transmitir la imagen real de la empresa, aunque dependiendo del tipo de sociedad, podremos elegir qué versión registramos en el Plan General de Contabilidad. Las pymes, de nuevo, pueden elegir entre usar la versión ordinaria o la simplificada, en la que se registran menos obligaciones.

Los requisitos para ser considerada una pyme y por tanto, utilizar el Plan General de Contabilidad simplificado, son ser empresas menores de 50 trabajadores, con un volumen de negocio que no supere los 5.700.000€ o que cuyo activo no supere los 2.850.000€ y que no esté participada por una empresa que no tenga la consideración de pyme -a no ser que sea una participación menor al 25% del total de la empresa-. Las microempresas, con menos de 10 trabajadores y con un activo menor a 1.000.000€ o una cifra de negocios menor a 2.000.000€, se rigen por el mismo modelo que las pymes.

Por tanto, un pequeño resumen de la documentación a presentar sería el siguiente:

  • Pymes y microempresas: cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN).
  • Modelo abreviado (para pymes y grandes empresas: Cuenta de Pérdidas y Ganancias, ECPN y Balance de situación.
  • Versión completa del Plan General de Contabilidad: Balance de situación, ECPN, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de flujos de efectivo, memoria. Si bien cualquier empresa puede decidir acogerse a este plan, es obligatoria cuando la misma negocie en mercados de la Unión Europea, que utilice una moneda distinta al euro, que forme parte de un grupo de empresas que tenga la obligación de presentar cuentas anuales consolidadas o para las entidades financieras.

Hacienda puede investigar y comprobar los datos contables estudiando los libros, la documentación y los justificantes, por lo que la sociedad mercantil debe poseer y actualizar el libro de inventario y cuentas anuales, el libro diario, el libro de actas y el libro de socios, ya sea en formato papel, en soporte CD o vía telemática. Además, los libros deberán guardarse durante 6 años a partir del último asiento y deben legalizarse en el Registro Mercantil.

En Valencia, el Registro Mercantil se encuentra en la Gran Vía Marqués del Turia, 57 y deben legalizarse en los siguientes 4 meses a la fecha de cierre del ejercicio (generalmente, 30 de abril).

Las pequeñas y medianas empresas también tienen la obligación de efectuar el depósito de Cuentas Anuales, que está formado por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) y en ciertos casos, el Estado de Flujos de Efectivo (EFE).

En el caso de los autónomos o personas físicas, no tienen la obligación de presentar las cuentas anuales. Los libros fiscales que deberán llevar dependen del sistema de tributación escogido. Desde aquellos a los que se les aplican unos módulos que normalmente con un libro de gastos e iva soportado y de bienes de inversión tendrán bastante, a aquellos que yendo por estimación directa deban llevar : Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras y Gastos, Registro de Bienes de Inversión y en determinados casos, el Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos amén de aquellos de iva soportado, repercutido y bienes de inversión que deban llevar por sus declaraciones por el impuesto sobre el valor añadido. Como se ve en este último caso la información contable a suministrar es parecida a la de una sociedad

Los autónomos no tienen la obligación de legalizar los libros en el Registro Mercantil, si bien en este caso no podrán acogerse a las ventajas que una ordenada contabilidad permite en caso de concurso o litigios basándose en el Código de Comercio.

Si necesitas asesoría contable en Valencia, ponte en contacto con nosotros a través de info@ramon-asociados.com o en nuestra página web

asesoría fiscal en Valencia

asesoría fiscal en Valencia